我们在给客户做公关活动策划之前，一般会对客户的企业形象，企业的现状进行分析了解，并进行诊断，然后再明确公关活动的可行性和操作性。最终再出项目整体方案，那我们在和客户沟通项目时应该是什么样的操作流程呢？
经常会有很多客户跑上来就说我要做一场公关活动，基本上很多活动信息并没有给到我们，所以在办公关活动前期请一定要清楚这几个问题。举办公关活动的目的是什么？推广品牌知名度还是产品的推介会？什么时候举办这场活动？要在一天中的那个时间段举办活动？上午的10点以后还是下午的2点以后？参与的对象是谁？客户还是媒体记者？想在什么类型的场地举办？高端大气上档次还是低调奢侈内涵？活动的大概预算是多少？
一、了解活动基本信息
当以上信息全部落实之后，需要客户把这些信息给到我们，然后我们根据这些信息去做相对应的策划方案，我们拿到手的活动基本信息越充足，那么制作出来的方案就会越贴近客户的需求。
二、场地推荐指数
根据客户的活动类型再去寻找场地，例如一般发布会都会选择在五星级酒店举办，那我们就推荐五星级酒店，会议厅的面积、会议厅的居高、会议室的容纳人数、灯下高度都需要知道的一清二楚，我们在找场地的同时一般都会多准备几家，甚至用推荐指数来标明哪家五星级酒店的服务最高，最匹配此次活动。
三、确认活动主题
活动主题是针对活动内容本身的高度概括，它对整体活动的本身起到一个很重要的引导作用，能让参与的嘉宾，也就是参会对象对这次活动理解的程度，如果连参会对象都不知道你的活动主题想表达什么？那说明这次活动的举办肯定是失败的，所以一个好的活动主题对公关活动的成败至关重要，好的活动主题能易于传播，让活动效果最大化。
要确认活动的主题首先得提炼公关活动的卖点是什么？然后根据活动的目标和参会对象进行优化，总之活动主题一定要突出本次活动的特色。
四、借助媒体传播
随着互联网的快速发展，会议经济也占据了一席之地，各种类型的活动都希望借助传媒、新媒以及网红、KOL等名人资源来宣传活动，有时候从举办活动本身来说线上带来的效果往往比线下还要好，因为现在智能手机在国内已经普及，很多用户都是网上获取信息和查阅喜欢看的内容。那么就有了现在的数字化活动，一场公关活动肯定是需要借助媒体来传播的，首先得确认邀请哪些媒体、名人到现场参加，哪些媒体只需要线上发通稿即可。然后是否需要现场直播互动以及网红直播。目前这些玩法在很多活动中都能看到。甚至活动预算充足的话可以投放一些微信大号。关于媒体传播这块的详细解读可以点击链接查看。
五、活动创意点
创意是公关活动整体的纽带，是让品牌和消费者能形成相互了解的一个桥梁，对于一个品牌来说，一场公关活动如何没有好的创意点，那么也就没有新闻话题和亮点；小编把公关活动的创意点大致可以分为3种；
1、策略创意：一般大型公司都会有自己的全年公关策略计划，公关活动只是其中的一小块，在想公关活动Idea的时候必须要围绕着品牌全年的的公关策略来进行，然后再进行整体性的创意思路。
2、形式创意：形式创意包括“发布会、项目路演、会议论坛、活动赞助、事件营销等”等等。
3、执行创意：执行创意是比较关键的一步，包括针对活动现场的空间展示、舞美设计以及平面设计、活动环节亮点、互动视频的制作、高科技的呈现，例如最近比较流行的AR、VR技术就可以融入到活动现场中去。让参会对象参加完活动知道这是怎么样的一个品牌，活动现场的亮点有深刻的影响，并形成口碑上的传播。
活动创意其实最后拼的是活动执行力和细节。很多活动公司做创意提案是想象很完美，现场执行却大相径庭。“创意很丰满、执行很骨干”。效果图，创意提案，都很漂亮，能不能兑现再说。行业所需，任何一个道具，展示细节都要很有质感和精美，现场客户往往在细的地方，挑剔你，你就很被动。活动创意环节如何执行不当，后果可想而知。
六、活动流程策划
当所有的公关活动需要的物料全部设计并制作成功，接下来在活动前期就要完成现场的搭建工作以及展示区的布置，以及活动开始前的彩排和检查工作，当一切工作就绪之后，活动将正式开始，一般公关活动流程分为以下几点；
1、嘉宾签到入场
2、主持人开场白
3、领导发言致辞
4、产品的发布及演讲
5、启动仪式
6、嘉宾合影
7、晚宴以及表演节目
七、活动预算统计
举办一场成功的公关活动，首先要知道活动的预算以及总体的预算投入费用，一般来说，活动预算要么由主办方提前告诉活动公司，活动公司根据主办方的预算来进行活动的策划和可执行性，还有一种情况就是主办方给不出预估的活动预算，需要活动公司自行报价。
不管主办方是否有给出实际的预算，我们都需要给出一份详细的活动报价清单；里面包括嘉宾邀请函、住宿、交通费、场地租金、现场布置费用、食品、饮料、装饰、舞台布置、舞美灯光、特殊效果、物料制作、摄影摄像、宣传材料、公关费用、媒体、演艺人员费用各种杂费等。而且预算清单一定要一目了解，关于一场像样的公关活动到底该如何做预算，全泽广告家之前就写过。
八、活动应急预案
应急预案一般只会在大型的公关活动当中出现，参会人数达到1000人以上，百人规模的活动基本没出现事故，反之千人以上的活动经常会出现，例如上海外滩跨年夜踩踏事件、某活动现场打架事件等等，从活动公司专业角度来说，无论活动规模的大小都需要出一份应急预算并且有完整的执行下去。
1、活动预警：在活动举办的前三天查看当天的天气预报情况，根据实际的情况，对室外的活动进行适当的调整或延期，如果是内场活动，可以在活动前一天给到会的嘉宾发天气情况的讯息。
2、场地消防：与场地方一起检查场地周边消防措施是否齐全到位，是否有紧急疏导人流出口。
3、医疗预案：在活动现场准备医疗箱，准备一些常规的药品和创可贴以及纱布等等。
做活动就要防患于未然，作为活动的负责人一定要想到一切可能发生的点，不能等到发生了才后悔莫及，因为做活动不是拍电影，没有补救的余地，所以多看多做多想就对了。
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